- 相關(guān)推薦
項(xiàng)目時間管理的過程和措施
時間管理就是指在同樣的時間消耗下，為提高時間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作。下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于項(xiàng)目時間管理的文章，提供給大家參考!
1 時間管理的主要過程
1.1 活動定義
活動定義即:確定為產(chǎn)生項(xiàng)目的各種可交付成果而必須進(jìn)行的具體計(jì)劃活動。
將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務(wù),這些小的活動應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施中,要將所有活動列成一個明確的活動清單,并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理�；顒忧鍐螒�(yīng)該采取文檔形式,以便于項(xiàng)目其他過程的使用和管理。當(dāng)然,隨著項(xiàng)目活動分解的深入和細(xì)化,工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)可能會需要修改,這也會影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算,在更詳盡地考慮了活動后,成本可能會有所增加,因此完成活動定義后,要更新項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容
1.2 活動排序
活動排序即:確定各計(jì)劃活動之間的依賴關(guān)系,并形成文件。
在按照邏輯關(guān)系安排計(jì)劃活動順序時,可考慮適當(dāng)?shù)木o前關(guān)系,亦可加入適當(dāng)?shù)臅r間提前量與滯后量,只有這樣在以后才能制定出符合實(shí)際和可以實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目進(jìn)度表。排序可用項(xiàng)目管理軟件,也可用手工。手工和電腦還可以結(jié)合起來。
在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎(chǔ)上,要找出項(xiàng)目活動之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里,既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系,也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作,例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測試等工作。
設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時間,是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。
在進(jìn)行項(xiàng)目活動關(guān)系的定義時一般采用緊前關(guān)系繪圖法、箭線繪圖(也稱雙代號網(wǎng)絡(luò)圖)法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法,最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是緊前關(guān)系繪圖法,也稱為單代號網(wǎng)絡(luò)圖法。
1.3 活動資源估算
活動資源估算即:估算完成各計(jì)劃活動所需資源的種類和數(shù)量。
當(dāng)估算計(jì)劃活動無足夠把握時,則將其范圍內(nèi)的工作進(jìn)一步分解,然后估算下層每個更具體的工作資源需要,接著將這些估算按照計(jì)劃活動需要的每一種資源匯集出總量。計(jì)劃活動之間可能存在也可能不存在影響資源利用的依賴關(guān)系,如果存在,資源的這種利用方式反映在計(jì)劃活動的要求估計(jì)之中,并形成文件。
1.4 活動工期估算
活動工期估算即:估算完成各計(jì)劃活動所需的持續(xù)時間。
項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項(xiàng)目工期的影響。在對每項(xiàng)活動的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險因素對工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后,可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù),將其文檔化,同時完善并更新活動清單。
一般說來,工期估算可采取以下幾種方式:
(1)專家評審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人員進(jìn)行分析和評估。項(xiàng)目分析主要是要求有多年從事相關(guān)和類似項(xiàng)目的施工經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)和管理人員,依靠多年的工作經(jīng)驗(yàn)做出比較詳細(xì)的可行的.分析和評估,為項(xiàng)目的管理做指導(dǎo)工作。
(2)模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎(chǔ),計(jì)算評估工期。在進(jìn)行模擬估算的時候根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)應(yīng)適當(dāng)?shù)牧舫鲆欢ǖ念A(yù)留范圍。
(3)保留時間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時間以應(yīng)付項(xiàng)目風(fēng)險。隨著項(xiàng)目進(jìn)展,冗余時間可以逐步減少。
1.5 制定進(jìn)度表
制定進(jìn)度表即:分析活動順序、活動持續(xù)時間、資源要求,以及進(jìn)度制約因素,從而制定項(xiàng)目進(jìn)度表。
制定項(xiàng)目進(jìn)度表是一個反復(fù)多次的過程,這一過程確定項(xiàng)目計(jì)劃活動的開始與完成日期。制定進(jìn)度表可能要求對持續(xù)時間估算與資源估算進(jìn)行審查與修改,以便進(jìn)度表在批準(zhǔn)之后能夠當(dāng)作跟蹤項(xiàng)目績效的基準(zhǔn)使用。制定進(jìn)度表過程工作的績效、項(xiàng)目管理計(jì)劃的改變,以及預(yù)期的風(fēng)險果然發(fā)生或消失,或識別出新風(fēng)險而貫穿于項(xiàng)目的始終。
2 建議采取的措施
最現(xiàn)實(shí)、最合理的進(jìn)度表在項(xiàng)目進(jìn)行中還是可能遇到麻煩。例如由于有一些事情的優(yōu)先等級提高了,另一個本來進(jìn)行得很順利的任務(wù)現(xiàn)在卻可能被放到了不重要的位置。一般來說,可以有好幾個辦法讓進(jìn)度表滯后的項(xiàng)目再回到正常軌道上來。因此,進(jìn)度表滯后并不是不可以避免的。那么,如何避免進(jìn)度表滯后,保證項(xiàng)目如期完成?
2.1 鎖定需求,避免無休止的變更
每一個項(xiàng)目都需要在開展之前鎖定需求,不這樣做必將會導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。在項(xiàng)目開發(fā)的過程中,多多少少都會發(fā)生一些范圍變更,一定要嚴(yán)格控制這些變更,對這些變更有一個應(yīng)對方案,把變更范圍控制在可控范圍內(nèi),不然便會出現(xiàn)很多并發(fā)癥,導(dǎo)致進(jìn)度表滯后和成本的增加。
例如明確項(xiàng)目需求變更的根本原則,避免將需求范圍擴(kuò)大化,將不確定和復(fù)雜多變的需求排除在開發(fā)策略之外。把需求定義為“必須的需求”、“應(yīng)當(dāng)具備的需求”和“錦上添花的需求”,嚴(yán)格堅(jiān)守核心功能,并一直不斷跟蹤以控制在進(jìn)度表范圍之內(nèi)。事實(shí)證明,只有做到了需求明確才能避免進(jìn)度表不斷滯后的惡果。
2.2 重新檢查進(jìn)度表
項(xiàng)目進(jìn)度表的一個很重要的前提是項(xiàng)目估算,項(xiàng)目估算最大的基礎(chǔ)是基于經(jīng)驗(yàn)值因此,在項(xiàng)目估算時應(yīng)該以自己團(tuán)隊(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)值為基礎(chǔ),讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每一個成員參與估算,這樣才能夠保證項(xiàng)目計(jì)劃的可行性,從而避免出現(xiàn)全局失控與細(xì)節(jié)失控的發(fā)生。
同時,項(xiàng)目進(jìn)度表不是一成不變的,而是應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展對一些新的需求、新的.變化做出響應(yīng),動態(tài)的更新項(xiàng)目計(jì)劃。例如,面對動態(tài)變化的環(huán)境,可采用迭代式的生命周期模型使項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì)更好地適應(yīng)變化。如果進(jìn)度嚴(yán)重滯后,看看能否在進(jìn)度表中增加一到兩個緩沖區(qū),如果已經(jīng)用光了所有的緩沖區(qū),看看能不能縮短某個任務(wù)的時間或加快進(jìn)行。同時,仔細(xì)檢查進(jìn)度表里有沒有這樣的步驟:他們可以錦上添花,但并不是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵任務(wù)�，F(xiàn)在就需要刪除這些內(nèi)容,可能最后的結(jié)果沒那么精細(xì),但去掉一些裝飾物可以幫助項(xiàng)目走回正軌。
2.3 有效的進(jìn)度表檢查工具
糟糕的執(zhí)行會給項(xiàng)目帶來在成本和時間兩方面上的失敗,這會最終導(dǎo)致整個項(xiàng)目的失敗。很多失敗的項(xiàng)目開發(fā)的教訓(xùn)揭示了能夠充分地描述項(xiàng)目進(jìn)度的檢查工具簡直太重要了。我得到的最寶貴的經(jīng)驗(yàn)是要抓住項(xiàng)目開發(fā)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),密切注意進(jìn)展情況,一旦出現(xiàn)問題,應(yīng)該馬上能拿出切實(shí)可行的措施。當(dāng)出現(xiàn)可能嚴(yán)重影響進(jìn)度表滯后時,就應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段狀況重新評價需求分析結(jié)果、工時估算等。切勿匆忙采取頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳的措施,致使進(jìn)度表滯后更嚴(yán)重。
2.4 在各種項(xiàng)目目標(biāo)中進(jìn)行平衡
進(jìn)度控制的目標(biāo)與成本控制的目標(biāo)和質(zhì)量控制的目標(biāo)是對立統(tǒng)一的關(guān)系。項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量和成本構(gòu)成一個相互制約的三角關(guān)系,需要去平衡。如果經(jīng)過評估確定項(xiàng)目進(jìn)度確實(shí)已無法控制,就應(yīng)當(dāng)下定決心以犧牲部分功能范圍、工作成果范圍、成本預(yù)算、進(jìn)度計(jì)劃或產(chǎn)品質(zhì)量中的某一項(xiàng)目標(biāo)為代價,來保住項(xiàng)目最重要的目標(biāo)達(dá)成,最終確定一個最合適的解決方案。指望不采取糾正和干預(yù)措施,進(jìn)度失控會自行消失的想法是不現(xiàn)實(shí)的。因此,如果這些項(xiàng)目參數(shù)超出項(xiàng)目目標(biāo)的限制范圍,就必須馬上采取糾正措施;如果發(fā)現(xiàn)這些項(xiàng)目參數(shù)有超出項(xiàng)目目標(biāo)的限制范圍的趨勢,就必須馬上采取預(yù)防措施。
2.5 獎罰制度的制定
進(jìn)度表的執(zhí)行還必須有相應(yīng)的控制措施來保證。例如可以制定一些獎懲制度,獎勵是主要,懲罰是輔助手段,調(diào)動起所有人員的積極性。通過訂立相應(yīng)的評估指標(biāo),把項(xiàng)目執(zhí)行作為項(xiàng)目人員的重要業(yè)績進(jìn)行考核監(jiān)督,避免因?yàn)樯俨糠秩瞬慌浜瞎ぷ鲗?dǎo)致項(xiàng)目整體延誤,從制度上保障任務(wù)的順利完成。
【項(xiàng)目時間管理的過程和措施】相關(guān)文章：
時間管理的具體措施12-21
項(xiàng)目管理把控過程08-26
項(xiàng)目成本管理措施08-05
軟件項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程的管理10-09
項(xiàng)目成本控制管理的措施05-29
公路項(xiàng)目管理措施分析05-12